Im ersten Teil ging es darum durch organisatorische Maßnahmen, Anerkennung und Ausbildung interne Auditoren zu motivieren. Im zweiten Teil gehe ich auf den Aspekt der EFFIZIENZ der internen Auditoren ein.

Eine Möglichkeit die Effizient zu steigern ist die Vermeidung von Fehlern, die andere bereits zuvor gemacht haben. Zu diesem Zweck sollten sich die internen Auditoren mindestens einmal monatlich treffen, um sich über ihre positiven oder negativen Erfahrungen in internen Audits auszutauschen. Das erfordert Offenheit und Teamgeist in der Gruppe der internen Auditoren. Das kann durch Teambuilding-Maßnahmen (siehe TEIL 1 SCHRITT 5: SCHULUNG) unterstützt werden. Diese Treffs sollen aber keine Kaffeekränzchen sein, sondern straff geführt werden (siehe EFFIZIENTE MEETINGS). Zu Beginn dieser Treffs können Kurzvorträge (maximal 20 Minuten) durch interne Auditoren zu aktuellen QM-Themen gehalten werden. Damit wird wohl der Informationsaustausch, als auch die freie Rede des Vortragenden gefördert.

Die Zeiten für die Auditoren-Treffs und sonstige Ausbildungen sind in ein Formular einzutragen, damit der QMB einen Vergleich der aufgewendeten Zeit zu den Maximalzeiten durchführen kann (siehe Teil 1 SCHRITT 2: STELLENBESCHREIBUNG).

Es ist zwingend notwendig, dass für interne Auditoren eine schriftliche Verschwiegenheitsvereinbarung erstellt wird, die von jedem internen Auditor zu unterschreiben ist. Mit dieser Vereinbarung soll sichergestellt werden, dass weder vertrauliche Inhalte der Auditoren-Treffs, noch von internen Audits an unberechtigte Dritte weitergegeben werden. Ausgestaltung und Umfang ist dem Verfasser, in der Regel dem QMB überlassen, jedoch sollte die Dauer unbedingt auch über das Ausscheiden aus dem Team der internen Auditoren hinaus sichergestellt werden.

PRAXISTIPP: Es sollte im Unternehmen erwähnt werden, dass es diese Vereinbarung gibt, denn das schafft Vertrauen in internen Audits.

EXTERNE AUDITS

Es kann sehr hilfreich sein, wenn - insbesondere neue - interne Auditoren an externen Audits teilnehmen. Sie können hier Fragestellung und Verfolgung von kritischen Prozessen beobachten. Aus meiner Erfahrung sind leider externe Audits nicht immer vorbildlich, aber auch Negativ-Beispiele können ein Lernerfolg sein.

INTERNE AUDITS

Grundsätzlich sind interne Audits nicht nur auf die Fehlersuche, also auf die Feststellung der Non-Konformität, sondern auch auf die Feststellung der Konformität ausgerichtet. Das wird leider oft falsch verstanden. Um effiziente interne Audits zu erreichen sollte eine ausgewogene Zielsetzung verfolgt werden.

Falls Abweichungen von Normen oder Anweisungen gefunden werden, so müssen diese klar beschrieben - und nachweisbar sein. Bloße Vermutungen haben im Audit-Protokoll in der Rubrik 'Abweichung' nichts zu suchen.

Ich empfehle außerdem

• Empfehlungen

• Verbesserungsvorschläge und

• Positive Anmerkungen aufzunehmen

Ich möchte hier zwei Beispiele für interne Audits herausgreifen:

Beispiel 1 - internes Audit in der Produktion oder Logistik:

• Der Anteil der ausländischen Mitarbeiter ist in diesen Bereichen besonders hoch. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. In diesen Mitarbeitern schlummert oft viel Potenzial zur Verbesserung der Prozesse. Nehmen Sie diese Leute ernst und nutzen Sie dieses Potenzial.
• PRAXISTIPP: Ein kleines Lob, z.B. zum besonders sauberen Arbeitsplatz, öffnet Ihnen Türen.
• Diese Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kennen ihren Job meist sehr gut, verstehen aber die Anweisungen nicht immer. Hier ist es hilfreich, dass die Anweisungen in einfachen kurzen Sätzen, statt in Fließtext geschrieben sind. Checklisten können ebenfalls sehr hilfreich sein. Eine weitere Lösung bietet QM-ARGUS an (siehe SERVICE).
• Diese Auditierten haben oft sehr gute Ideen wie der Prozess optimiert werden kann, aber sie haben keine Möglichkeit es zu formulieren, geschweige denn diese Verbesserungen umzusetzen. Das ist die Chance für interne Auditoren.

Beispiel 2 - internes Audit im Management:

•  Die internen Auditoren müssen darauf achten, dass diese internen Audits auf Augenhöhe stattfinden. Der Auditierte ist und bleibt der Fachmann oder die Fachfrau.
• Der Lead-Auditor lenkt und führt das Audit, nicht der Auditierte.
• Hier wird vor allem Kompetenz und Souveränität von den internen Auditoren erwartet. Vermeiden Sie das Gefühl eines "Audit-Duells". Das kann bereits durch die einleitenden Worte des Lead-Auditors und der Zielsetzung vermieden werden.
• Übrigens, auch Manager sind für ein Lob zugängig und es entspannt die Atmosphäre.
• PRAXISTIPP: Je höher die Hierarchiestufe ist, umso weniger werden die Anweisungen gelesen. Ein Abgleich der verbalen Ausführungen zu den tatsächlichen Anweisungen kann häufig Abweichungen aufdecken.

 Am Ende jedes Audits haben die internen Auditoren die aufgewendeten Zeiten für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung in ein Formular einzutragen, damit der QMB einen Vergleich zu den Maximalstunden (siehe Teil 1 SCHRITT 2: STELLENBESCHREIBUNG) durchführen kann.

Lesen Sie weiter: EFFIZIENTE INTERNE AUDITS

In vielen Firmen ist das QM System von einem Schleier des Geheimnisvollen umgeben. Die Experten benutzen ein Vokabular, das vom Rest des Unternehmens nur teilweise oder gar nicht verstanden wird. Wie soll so Akzeptanz für ein QM System entstehen?

Nutzen Sie die Chance, denn Reports sind die WERBUNG für Ihr QM System

Berichten Sie in unterschiedlicher Tiefe an unterschiedliche Ebenen:

• Geschäftsführer: Abweichungen, Entwicklung und Pläne für das QM System

• Geschäftsleitung / Management: Effizienz des QM Systems und der internen Auditoren. Gegenüberstellung der Maximalzeiten aller interner Auditoren zu den aufgewendeten Stunden für Auditoren-Treffs und Audits.

• Mitarbeiter: Überblick über das QM-System, Erfolge und Pläne

Nutzen Sie unterschiedliche Informationswege:

• Jahres- und Halbjahresberichte: Präsentation den Geschäftsführer
• Monatsberichte an das Management: Präsentation durch den QMB (siehe auch hier)
• In unregelmäßige Abständen: Aushänge und Rundschreiben durch den QMB
• Feste Infotafeln - auch für Besucher sichtbar - in Bereichen wie z.B. Logistik, Produktion oder Kundenservice

Besonders während und nach externen Audits ist die Stimmung im Unternehmen sehr angespannt. Während das Management meist sehr schnell über die Ergebnisse informiert wird, bleiben für die Belegschaft oft nur Spekulationen. Erläutern Sie die Ergebnisse der externen Audits in geeigneter Weise und schließen Sie in jedem Fall mit einem positiven Ausblick ab.

Veröffentlichen Sie Erfolgsstories von Verbesserungsvorschlägen. Zeigen Sie positive Ergebnisse von Kundenumfragen. Es gibt viel positives in einem QM System zu berichten. Sobald der Geschäftsführer und der QM Beauftragte mit Überzeugung die positiven Ergebnisse veröffentlichen, wird sich auch die Einstellung der Belegschaft zu dem QM System auch positiv verändern und Widerstände abbauen.

Lesen Sie weiter: EFFIZIENTE PRÄSENTATIONEN

Viele Unternehmen mit einer flachen Hierarchie haben einen Beförderungsstau. Sie verlieren gute Mitarbeiter, weil sie ihnen keine Aufstiegschancen bieten können. Das Team der internen Auditoren kann dieses Problem - zumindest teilweise - lösen. Bereits im Teil 1 hatte ich vorgeschlagen, dass das Team der internen Auditoren aus Mitgliedern aller Abteilungen der Verwaltung und möglichst vieler Hierarchiestufen zusammengesetzt sein sollte. So können Sie allgemeine QM Schulungen auf ein Minimum begrenzen und zielgerichtet dort schulen wo es wirklich notwendig ist, direkt in den Abteilungen durch die internen Auditoren. Das Erhöht die nicht nur die Effizienz der internen Auditoren, sondern der gesamten Belegschaft.

Mit Schulungen (siehe Teil 1 Schritt 5: SCHULUNGEN), die weit über die Mindestanforderungen hinausgehen, schaffen Sie sowohl eine breite Basis für Ihr QM System, als auch für die Entwicklung Ihres Unternehmens.

Sie haben dieses Ziel erreicht, wenn Mitarbeiter sich für die Funktion als interner Auditor bewerben und Sie als QM Beauftragter die geeignetsten auswählen können. Das ist keine Fiktion. Ich selbst habe diese Erfahrung gemacht und wir hatten sogar eine Warteliste.

Wenn ein Unternehmen sich entscheidet ein QM System einzuführen und sowohl interne Audits, als auch interne Auditoren als notwendiges Übel ansehen, werden Sie wenig Erfolg haben die gesetzten Ziele zu erreichen.

Der Geschäftsführer und der QM Beauftragte sind schnell für ein QM System zu begeistern, aber ein solches System kann nicht "per Anordnung" erfolgreich implementiert werden. Ein erfolgreiches QM System lebt durch die Menschen, die es tagtäglich umsetzen. Für die Mitarbeiter muss ein Nutzen erkennbar sein. Ein solcher Nutzen kann beispielsweise sein, dass die Urlaubsvertretung einen guten Job gemacht hat, weil die Anweisungen klar und eindeutig waren.

Der sicherste Weg die Belegschaft von einem QM System zu überzeugen ist die Schaffung eines gut ausgebildeten Teams von internen Auditoren. Sie schaffen eine positive Atmosphäre in den ungeliebten internen Audits und sind die idealen Trainer innerhalb der Abteilungen.

Nutzen Sie die Chance und investieren Sie in Ihre internen Auditoren, dann schaffen Sie Motivation und Effizienz in diesem Team.

Die internen Auditoren sind die Multiplikatoren dieser Motivation und Effizienz und haben so einen positiven Einfluss auf das gesamte Unternehmen.