Wenn es um effiziente Meetings geht spielt selbstverständlich die Dauer eine wesentliche Rolle. Wenn Sie das Meeting am Nachmittag ansetzen kann es sich leicht zu 'Open End' ausdehnen. Nach dem Mittagessen ist der Energielevel unten und es besteht die Gefahr, dass bei Kaffee und Gebäck viel Gelabert wird.

Meine Empfehlung: Meeting von 11:00 bis 12:00. Man will vor der Mittgaspause fertig sein und kommt wesentlich schneller zu Ergebnissen. Wenn es das Thema erlaubt kann man unter Umständen einen Tisch für die Gruppe reservieren und das Meeting in einer lockeren Runde ausklingen lassen. Das schafft Raum für informelle Gespräche.

Entscheidungen sollten aber nicht mehr bei Tisch getroffen werden.

Ich unterscheide zwischen Besprechungen am runden Tisch und Präsentationen.

Bei Geschäftsbesprechungen werden gerne Mappen mit umfangreichen Informationsmaterial ausgegeben. Das macht überhaupt keinen Sinn! Entweder hört man dem Vortragenden und den Diskussionsbeiträgen aufmerksam zu oder man liest dieses Material durch. Beides geht nicht. Also liest man - wenn überhaupt - die Unterlagen später durch. Aber meist landen sie in einem Schrank oder auf einem Stapel und verstauben. Der Verfasser hat sich Mühe gegeben, aber das Ergebnis ist nutzlos.

Im Falle einer Präsentation kann es sinnvoll sein eine Auswahl der Charts zu verteilen. Aber ich befürchte, dass auch diese Hochglanzausdrucke das gleiche Schicksal erleiden wie der oben erwähnte Analaysen-Tsunami.

Meine Empfehlung: Versenden Sie einige Tage vor dem Meeting eine Zusammenfassung von maximal 5 Seiten. So geben jedem Teilnehmer die Gelegenheit sich vorzubereiten und das Meeting findet auf einem gemeinsamen Niveau statt.

 Stellen Sie die Informationen im Intranet zur Verfügung, statt sie auszudrucken.

Das Thema und die Agenda sollte unbedingt mit der Einladung versendet werden. Außer dem Thema und dem Ablauf solle auch das Ziel des Meetings genannt werden, denn das geht nicht immer aus dem Thema hervor.

Während des Meeting ist es zwingend notwendig, dass sich alle an diese Agenda halten. Der Einladende sollte für sich zu den einzelnen Besprechungspunkten eine ungefähre Zeitangabe vorbereiten. Damit wird erreicht, dass auch die ersten Punkte innerhalb des Zeitrahmens geklärt werden. Häufig wird über die ersten Punkte endlos diskutiert und bei dem Themen am Ende aufs Tempo gedrückt.

Bei manchen Meetings ist es notwendig, dass Personen aus der Logistik, der Produktion und der Verwaltung ein gemeinsames Thema besprechen. Jede Person, die zu diesem Meeting eingeladen wurde, ist aus einem bestimmten Grund anwesend. Jeder ist Fachmann/Fachfrau auf seinem/ihrem Gebiet und sollte mit Respekt behandelt werden. Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, ist aber nicht immer die Praxis. Die Atmosphäre wird wesentlich vom Einladenden geprägt, der das Meeting leitet und das Meeting eröffnet.

Bei einem effizienten Meeting geht es darum ein bestimmtes Ziel und einer vorgegebenen Zeit zu erreichen. Es geht aber auch darum, dass alle Teilnehmer verstehen worum es geht. In manchen Bereichen ist das Fachchinesisch Umgangssprache. In einem Meeting geht es nicht darum sein Fachwissen zu profilieren, sondern sich sprachlich auf dem kleinsten gemeinsamen Nenner zu bewegen. Der Vortragende sollte eine zuhörerfreundliche Ausdrucksweise und Anschauungsmittel verwenden.

Weitere Hinweise zu effizienten Meetings finden Sie in unserem ARGUS e-PACK und hier