Ich vergleiche den Aufbau eines QM Systems (QMS) gerne mit einer Werbekampagne.In beiden Fällen richtet man sich an den Bedürfnissen des Kunden aus und greift auf die besten Ressourcen zurück, um Erfolg zu haben. Eine gute Werbung erzeugt eine positive Stimmung. Das ist bei einem erfolgreich aufgebauten QM System auch der Fall. Allerdings liegt hier der Fokus auf der Stimmung innerhalb des Unternehmens.

Das Management ist meist recht schnell von der Notwendigkeit eines QM Systems überzeugt, aber ein QM System wirkt an der Basis. Jeder Arbeitsplatz ist betroffen, ob in der Produktion, in der Logistik oder Verwaltung. Es ist verständlich, dass sich die Begeisterung in der Belegschaft in Grenzen hält. Wer mag es schon, dass abteilungsfremden Personen einem über die Schulter blicken und nach Fehlern suchen? Hier kommt es auf das Fingerspitzengefühl und die Kompetenz der internen Auditoren an. Die Unternehmensleitung und der QB Beauftragte geben die Zielsetzung für das Qualitätsmanagement vor, aber die internen Auditoren sind die Multiplikatoren und beeinflussen maßgeblich die Stimmung im Unternehmen. Ein erfolgreiches QM System hängt also wesentlich von Ihren internen Auditoren ab.

Ich zeige Ihnen wie Sie in 10 Schritten motivierte und effiziente interne Auditoren erreichen können:

Der „Qualitätsguru“ Philip B. Crosby empfiehlt ein Qualitätsverbesserungsteam mit Mitgliedern aus jeder Abteilung einzusetzen. Hier bietet es sich an ein Team mit Doppelfunktion zu etablieren: Interne Auditoren und gleichzeitig Abteilungsexperten. Bei der Gesamtanzahl hat sich erwiesen, dass 10% der Belegschaft eines Standortes, jedoch nicht mehr als 20 Personen ein sinnvoller Richtwert ist.

 Bei der Auswahl ist es wichtig Personen zu finden, die eine ausgewogene Mischung aus Teamgeist, Kommunikation und Engagement mitbringen. Außerdem sollten verschiedene Hierarchieebenen, also nicht nur die Mitarbeiterebene, sondern auch die Ebene der Gruppenleiter und das mittlere Management, berücksichtigt werden.

Die Aufnahme in das Autitorenteam sollte wie eine Beförderung, also mit Aushang, Rundschreiben und/oder Ernennung durch den Geschäftsführer erfolgen.

Um einen Interessenskonflikte mit den Vorgesetzten zu vermeiden sollte die Tätigkeit als interner Auditor in der Stellenbeschreibung enthalten sein. Eine reine Aufzählung hilft dabei allerdings wenig, die verschiedenen Tätigkeiten des Mitarbeiters sollten in eine ungefähre prozentuale Gewichtung der Jahresarbeitszeit gebracht werden. Nach meiner Erfahrung liegt der zeitliche Aufwand für interne Auditoren bei 5 bis 10% der Jahresarbeitszeit, je nach Anzahl der internen Auditoren. Durch diese Zeitvorgabe wird dem internen Auditor ein Zielwert und gleichzeitig dem Vorgesetzten einen Rahmen für die Freistellung festgelegt. Ich empfehle eine einfache Übersicht der aufgewendeten Zeit für die Tätigkeit des internen Auditors zu erstellen, z.B. in Excel. Ich komme auf diese Übersicht in Schritt 9 zurück.

Anmerkung: Die Prozentangaben beziehen sich auf ein bereits implementiertes QM-System. In der Aufbauphase kann der Aufwand durchaus höher liegen. Das hängt davon ab welche Aufgabe die internen Auditoren während der Vorbereitungsphase übernehmen. Ich empfehle neue Anweisungen und Prozesse frühzeitig intern auditieren zu lassen.

In den meisten Unternehmen, gibt es ein jährliches Beurteilungssystem zur Gehaltsanpassung. Da die Tätigkeit des internen Auditors ein Bestandteil der Aufgabe ist, ist es nur konsequent dass der QM Beauftragte dem jeweiligen Vorgesetzten einen Beurteilungsbeitrag vorlegt. Bei diesem Beurteilungsbeitrag sollten die Teamarbeit, die QM Fachkenntnis und das Engagement im Vordergrund stehen. Die Gewichtung innerhalb der Beurteilung richtet sich nach dem Prozentsatz aus der Stellenbeschreibung (siehe Schritt 2). 

Die internen Auditoren sollten in eine QM Struktur mit einer klaren Hierarchie eingebunden werden. Es sollte ein QM Organigramm erstellt werden, das diese Struktur und die Unterstellungsverhältnisse zeigt. Innerhalb des Auditoren-Teams sind die internen Auditoren gleichgestellt, unabhängig von ihrer sonstigen Hierarchiestufe. Der Lead-Auditor ist für das betreffende Audit temporär Vorgesetzter des Co-Auditors. Alle internen Auditoren berichten an den QM Beauftragten als Fachvorgesetzten. Der QMB seinerseits sollte direkt an die Geschäftsführung berichten. 

Die zuvor genannten Schritte hatten die Aufgabe die richtigen Personen auszuwählen und organisatorische Strukturen festzulegen. Aber ein Kernpunkt der Motivation sind die Schulungen. Fachliche Unterweisungen zu QM Themen sind selbstverständlich. Deshalb gehe ich hier hauptsächlich auf die anderen Themengebiete ein.

Audits auf Augenhöhe

Interne Auditoren sollen bei einem Audit souverän (nicht überheblich) auftreten. Dabei ist es unerheblich welcher Hierarchiestufe der oder die Auditierte angehört. Die internen Auditoren sollen das Audit leiten, zielgerichtet führen und kompetent sein. Diese Kompetenz ist eine Mischung aus Erfahrung und Schulung.

Der Auditierte ist und bleibt der Fachmann. Es ist nicht die Aufgabe des internen Auditors während eines Audits in eine Konkurrenzsituation zu geraten. Ein Audit auf Augenhöhe wird erreicht, wenn man sich gegenseitig respektiert.

Der Begriff „Audit“ bedeutet zuhören. Um beim Zuhören die gewünschte Botschaft herauszuhören und Schwachstellen finden zu können, ist es entscheidend die richtigen Fragen zu stellen. Schulungen mit praxisnahen Fragetechniken, Kommunikationstrainings und Gesprächsführung sollten also zur Basisausbildung gehören. Hier sollten Schulungen bevorzugt werden, die den Teilnehmern Raum für praktische Übungen geben. Aber auch Schulungen in Bereichen wie soziale Kompetenz und Persönlichkeitsentwicklung sind zielführend. Die Kosten für diese Schulungen sind eine gute Investition in Ihre internen Auditoren. Sie schaffen einen Mehrwert, der sich sowohl in Ihrem QM System als auch in Ihrem gesamten Unternehmen positiv auswirken wird. Ich empfehle diese Seminare als interne Seminare, exklusiv für Ihre internen Auditoren an Ihrem Standort (aber nicht in Ihren Geschäftsräumen) durchzuführen.

Seien Sie in der Auswahl Ihres Schulungsangebotes kreativ! Es lohnt sich!

Wir haben beispielsweise einen Regisseur vom Städtischen Theater eingeladen, um den Einsatz der Stimme zu schulen.

Außerdem konnten wir mehrfach Ralph Goldschmidt für Schulungen gewinnen. Man spricht noch heute mit Begeisterung von seinen Seminaren.

Diese Schulungsblöcke (1-2 Tage) wurden nur alle zwei Jahre angeboten. In der Zwischenzeit haben interne Auditoren das Auditoren-Team in 20-Minütigen Kurzvorträgen geschult. Damit wurde sowohl der Stoff vermittelt, als auch das freie Sprechen der Vortragenden geschult.

In den Schritten 1 bis 5 ging es um organisatorische Maßnahmen und Schulungen, die wesentlich zur Motivation der internen Auditoren beitragen. Lesen Sie im zweiten Teil wie Sie die Tätigkeit der internen Auditoren effizient gestalten und Vertrauen in das QM System innerhalb der Belegschaft erzeugen.

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