Aus dieser Situation hat man QM, unter anderem mit den internen Audits geschaffen. Das ändert nichts daran, dass interne Audits nach wie vor den gewohnten Ablauf stören, aber damit muss man eben leben.Es geht aber darum diese Störung möglichst gering zu halten.

Interne Audits bringen einen zeitlichen Aufwand für Vorbereitung, Durchführung, Vorbereitung der Ergebnisse und Nachbereitung mit sich. Für den Auditierten ist es lediglich die Zeit des Audits und der Nachbesprechung. Ein Audit ist also dann effizient, wenn sowohl für den internen Auditor, als auch für den Auditierten möglichst wenig Zeit verwendet wird. Das wird durch eine gute Vorbereitung und straffe Organisation vor, während und nach den Audits erreicht.

Selbstverständlich ist es das Ziel eines internen Audits Fehler im Prozess oder Abweichungen von Normen aufzudecken. Es ist aber nicht sinnvoll eine möglichst hohe Anzahl von Fehlern als Zielgröße vorzugeben, denn das kann der interne Auditor gar nicht beeinflussen.

Es geht ja übergeordnet viel mehr um die Verbesserung des QM-Systems als Ganzes. Deshalb ist es sinnvoll neben Abweichungen auch Empfehlungen und sogar Verbesserungen in ein internes Audit einfließen zu lassen. Ich empfehle sogar Prozesse, Hilfsmittel oder Methoden, die besonders gut sind positiv herauszustellen. Dadurch wird eine größere Ausgewogenheit geschaffen, statt sich nur auf das Negative zu fokussieren.

Interne Auditoren sollte souverän, aber nicht überheblich auftreten. Die ersten Momente prägen die Atmosphäre des gesamten Audits. Nach einer kurzen Begrüßung sollte der Lead-Auditor sich selbst und Co-Auditor vorstellen und dann ohne Umschweife sofort zu Thema kommen. Freundlich, aber bestimmt sollte das Audit durch den Lead-Auditor geführt werden.

Die internen Auditoren sollten sich nicht in Vermutungen oder gar Unterstellungen verrennen. Es zählen nur nachweisbare Fakten, die eindeutig belegbar sind.

Hinweis: Sie können auch verbal andeuten, dass Sie auf etwas aufmerksam geworden sind und das zu einem anderen Zeitpunkt prüfen werden. Dieser Punkt sollte jedoch nicht im offiziellen Protokoll erscheinen. Meist wird daraufhin die Schwachstelle intern behoben und Sie haben Ihr Ziel erreicht.

Die ersten drei der vier Ereignisse der internen Audits:

• Abweichungen
• Empfehlungen
• Verbesserungsvorschläge
• Positives

müssen von den internen Auditoren verfolgt werden. Insbesondere Abweichungen müssen zwingend mit einem Datum versehen und ggf. durch ein Nachaudit überprüft werden.

In den regelmäßigen Berichten sollten

• Abweichungen
• Empfehlungen
• Verbesserungsvorschläge
• Positives

sollten als Anzahl (ohne Details) berichtet werden.

Außerdem sollte die Zeit des internen Auditors für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung verfolgt werden. Diese Zeit wird von der Gesamtzeit aus der Stellenbeschreibung abgezogen (siehe hier). So entsteht ein Gesamtbild des zeitlichen Aufwandes der internen Auditoren.

Weitere Hinweise zu Berichten finden Sie hier.

Selbstverständlich gehört eine Reihe weiterer Aspekte zu einem effizienten internen Audit. Wir erläutern Ihnen gerne unser vollständiges Konzept. Sprechen Sie uns an.