Ohne Regeln würde der Verkehr zusammenbrechen und Sie kämen nicht mehr voran. Bei Email ist es genauso. Viele Unternehmen haben vieles geregelt, aber keine Regeln für den Umgang mit Email festgelegt.

Email

Aber es ist so einfach. Wenn beispielsweise definiert wird, dass alles was in Kopie versendet ist immer nur "zur Information", also ohne Handlungserwartung eingestuft ist, dann kann man alles wo man nur in Kopie gesetzt ist, in einen eigenen Ordner verschieben. Das geht mit den Regeln in Outlook automatisch und der Eingangskorb ist deutlich schlanker und zeigt nur die Email, die wirklich eine Aktion erwarten. 

Meetings

Wer kennt das nicht, endlos lange Meetings, bei denen sich einige mehr profilieren als Lösungen für die Fragestellung zu finden? Am Ende denkt man, man wisse was das Ergebnis war, aber haben wirklich alle die gleiche Wahrnehmung der Entscheidung?

Es beginnt schon mit der Einladung. Für manche ist es eine Prestigefrage dabei zu sein, auch wenn sie gar nichts zur Problemstellung beitragen können. Ein knapper Zeitrahmen, eine straffe und zielorientierte Besprechungsführung, sowie ein Protokoll, was bereits am Ende des Meetings und nicht erst Tage später vorgelegt wird, erhöht die Effizienz erheblich.

Qualität

Fehler führen zu Kundenunzufriedenheit und nicht nur zu Doppelarbeit, sondern oft sogar zu dem dreifachen Aufwand. So muss eine fehlerhafte Rechnung zuerst gutgeschrieben und dann erneut erstellt werden. Wie können Fehler vermieden werden? Ein gutes Qualitätsmanagement kann da schon eine große Hilfe sein. Ich sage bewusst kann, denn oft wachsen, ja wuchern QM Systeme und werden zu unübersichtlichen Monstern. In der täglichen Arbeit findet man in einer Anweisung mit 20 Seiten Fließtext wohl kaum den Hinweis, den man so dringend sucht. Also wird es gemacht wie man es für richtig hält - und genau das führt oft zu Fehlern, gerade bei Urlaubsvertretungen oder Neulingen. Ein QM-System ist heutzutage die Eintrittskarte, um überhaupt am Markt mitmachen zu können. Aber hat Ihr QM-System auch einen Nutzen für den einzelnen Anwender? Ist es wirklich effizient im Sinne der Erwartungen des Managements? Ein gutes QM-System kann ein Segen für alle sein, wenn es schlank, effizient und übersichtlich ist.