EFFIZIENTE KOMMUNIKATION
von steno zur email
Kennen Sie Stenografie oder kurz Steno genannt? Das ist die Kurzschrift die Sekretärinnen nutzten, um die Diktate der Chefs sehr schnell mitschreiben zu können. Damals kam es den Verfasser von schriftlicher Korrespondenz noch auf jedes Wort an. Die Sekretärinnen waren für Stil und Formate verantwortlich wenn sie die Briefe tippten. Einige Zeit später setzte sich das Memos-Format durch, das dann schließlich von Email abgelöst wurde. Die Sekretärinnen wurden zu Assistentinnen und übernahmen neue Aufgabengebiete. Die Chefs schreiben nun mit Email seit fast 20 Jahren den größten Teil ihrer Korrespondenz selbst.
CC und BCC
Ein Relikt aus der Zeit der Schreibmaschinenzeit ist uns bei der Email erhalten geblieben: CC und BCC, Carbon Copy und Blind Carbon Copy, also Kohlepapierkopie und Blindkopie. Kaum jemand kennt heutzutage noch Kohlepapier. Man findet es gelegentlich bei Formularen.
der Email Tsunami
Email hat uns überrollt wie ein Tsunami. Alleine in Deutschland wurden 2014 über 500 Milliarden Email versendet. Über 80% der Deutschen nutzen Email.
Das 'E' bei Email steht für electronic Mail, also elektronische Mail, leider nicht für effiziente Mail.
empfängergerecht schreiben
Email sind praktisch und schnell - hauptsächlich für den Versender. Aber mit den Sekretärinnen sind auch Stil und Format fast völlig verloren gegangen. Man hat eine Idee oder eine Frage, öffnet die Gehirnschleuse und ergießt den Inhalt in die Email. Dabei spielt es keine Rolle, ob der oder die Empfänger den Inhalt verstehen oder nachvollziehen können. Sie sind sich selbst und ihrer Interpretation überlassen. Der Vorteil liegt nur beim Versender. Er ist seine Aufgabe los und beschäftigt sich schon längst mit der anderen Dingen.
Für den Versender sind Email eindeutig eine Zeitersparnis, ob das am anderen Ende auch so ist, bleibt fraglich. Wenn der Empfänger seine Email jedoch empfängergerecht verfassen würde, käme für die gesamte Korrespondenz eine weitaus höher Zeiteinsparung heraus, als nur für den Versender.
Email-Regeln
Email ohne Regeln ist wie Autofahren ohne Regeln. Das geht zwar, aber mit Regeln geht es für ALLE schneller und sicherer.
Eine Auswahl von praxiserprobten Email-Regeln:
- Nehmen Sie nur Personen in Empfänger von denen auch eine Aktion erwartet wird
- Setzen Sie den Grund Ihrer Email an den Anfang
- Verfassen Sie den Text übersichtlich, z.B. mit Aufzählungspunkten, statt im Fließtext
- Machen Sie keinen unnötigen Druck für die Beantwortung, aber setzen Sie einen Termin falls nötig. Schreiben Sie den Termin gleich in die Betreffzeile, z.B. T: 15.04. - Abgabetermin für Schulungsteilnahme
- Nicht alles was wichtig ist, ist auch dringend. Nutzen Sie die Prioritätskennzeichen ! oder ↓
- Strukturieren Sie Ihren Posteingang und legen Ordner nach Prioritäten an
- Erstellen Sie in Outlook Regeln für wichtige Email, z.B. von Ihrem Vorgesetzten oder Kunden
Gehen Sie als QM Beauftragter zusammen mit Ihren internen Auditoren als gutes Beispiel voran. Sie werden sehen, nach kurzer Zeit wird sich diese Email-Kultur in Ihrem Unternehmen automatisch verbreiten.
Den vollständige Leitfaden zum Thema Effiziente Email finden Sie hier.
